【微教學】Google Drive 使用秘訣、深入淺出 9 大補帖

Google Drive 除了可以雲端存放檔案之外，透過幾個操作小技巧、擴充應用程式，就能將雲端硬碟作為文書作業系統、個人檔案資料庫、多人協作平台；或是用來編修圖片、網路傳真、製作問卷等，應用層面無遠弗屆，不僅適合與依賴網路的雲端電腦（Chromebox）搭配使用，也可以簡化許多工作流程。

Chrome 瀏覽器幾乎能支援我們生活、工作上的各種需求，雖然許多人認為這項服務過度依賴網路，但只要透過設定、開啟離線功能，Google Drive 雲端硬碟就會自動將我們最近使用的檔案同步到電腦上，甚至也能在離線時新增檔案；以下將針對「擴充應用」、「使用小技巧」兩個方面，來為大家介紹 Google Drive 的使用秘訣，希望能協助使用者們提升工作效率、妥善管理檔案。

 

Google Drive 使用小技巧：

1. 搜尋技能再提升

即使用了資料夾分類，但若是在 Google Drive 存放太多資料，在搜尋上可能也不大容易，這時可以運用搜尋列右側的「搜尋選項」（倒三角形圖示），直接針對檔案類型、包含字詞、擁有者、共用對象等關鍵字搜尋，就能快速找到同一類型、他人擁有，或是在特定時間內修改過的檔案。

 

此外，我們也能使用一些特定的參數或指令、進一步篩選。如果想搜尋「不含特定字詞的文件」，可以在兩個字詞中使用減號（ -），例如輸入：報價單 -103年，就能篩選出內容提及「報價單」，但未包含「103年」的文件；或者利用 before 和 after，也可以尋找在特定日期以前，或以後編輯的項目，範例為 before:YYYY-MM-DD 或 after:YYYY-MM-DD。

 

 

2. 查看協作編輯紀錄

「多人協作功能」為工作團隊帶來很高的便利性，不需另行儲存檔案，也無須郵寄或用隨身碟分享檔案，完成共用設定（共享連結、與特定的使用者共用檔案），大家就能同一時間編輯同一份文檔，讓工作效率更加提升；但如果同時與許多人協作多份文件或企劃，要持續聯繫、與對方確認修改的細節，一來一往也會耗費過多時間，這時只要選取欲查詢的檔案、點擊畫面右側的「顯示詳細資訊（ i ）」，就能快速查看工作夥伴每次的修改內容唷！

 

 

3. 建議操作

若是多人一起共享一份文件，有時候不能憑一己的想法就修改內容，這時候就可以利用 Google Docs 的「建議操作」功能，在工作選單右側找到「編輯模式」、點擊建議操作，之後的編輯內容就會成為建議項目（如上圖示），協作的夥伴可以參考、審核建議內容，或是在小視窗寫下回覆。

 

 

4. 插入網路端的免費圖片

撰寫文章、製作簡報時加入圖片，可以讓內容更一目了然、增加趣味性，但擅用網路上的圖片往往會有違反著作權的疑慮，所以在圖片的使用上常常有所侷限；這項問題依舊可以運用強大的 Google 搜尋功能，輸入關鍵字後，就能在 Google 文件、Google 簡報、Google 試算表等應用，插入可基於商業用途，修改或再利用的圖片，有效解決圖片引用過程中可能衍生的麻煩。

 

 

5. 檢視修訂版本紀錄

這是一個非常實用的雲端還原功能，無論是自己使用，或與別人共同編輯一個 Google 文件、試算表、簡報，藉由「檔案 / 查看修訂版本紀錄」的操作步驟，就能檢視每次修改的細節，Google 會利用顏色來顯示變更內容，讓我們能依個人需求，查看每個時程的修訂項目、還原至該版本。

 

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Google Drive 實用擴充程式：

在 Google Drive 加入一些擴充程式後，可以讓工作效能大大提升，透過雲端硬碟和應用程式的兩相連接，不論是問卷調查、修圖、合併列印檔案、傳真等，幾乎所有事情都能在 Chrome 瀏覽器之中完成、省下許多額外操作；在主畫面左上方點選「新增 / 更多 / ＋連結更多應用程式」，搜尋欲連接到雲端硬碟的應用程式，就能盡情徜徉在 Google Drive 工作室裡了。

 

 

1. Google 表單 / 問卷

無論是製作研究報告的學生、統籌便當數量的上班族、蒐集選購需求的店員等，Google 表單在各個領域都相當實用，用問卷來調查、透過試算表來接收大家的回應；我們可以自訂下拉式選單、核取方塊、文字等問題類型，並利用「驗證機制」來限定使用者的回覆內容，設計相當嚴謹，輕鬆就能客製出令自己滿意的表單。

 

 

2. 免費線上修圖軟體：Pixlr Editor

一提到修圖，我們可能都會立即聯想到強大的 Photoshop，但該程式通常會使電腦的運作速度變慢，把圖片存入電腦、再利用 Photoshop 開啟可能也不夠直覺；現在我們可以於 Google Drive 啟動免費的線上影像處理軟體 – Pixlr Editor，這款應用具備繁體中文、神似 Photoshop 的操作介面，不僅能裁切、去背、套用濾鏡，還可運用圖層來進行圖像編輯，功能非常強大，有了它，幾乎就不需安裝其它的修圖軟體囉！

 

 

3. 合併多個 PDF 檔：PDF Mergy

PDF 內容的格式固定，便於開啟、檢視，所以重要文件常常都會轉存為 PDF 檔來傳遞，不過這項優點同時也是一個小缺陷，因為我們很難把 PDF 檔重新編輯、合併儲存多個檔案，但透過 PDF Mergy 就能快速達成這個需求。新增 PDF Mergy 應用程式後，從電腦或 Google Drive 選擇想要合併在一起的檔案，在「Mergy」之前還可以調整先後順序。

 

 

4. 線上傳真 – HelloFax

運用 Google Drive 雲端硬碟的擴充應用，我們可以做到的事情相當廣泛，如果手邊沒有印表機、找無傳真機，那麼 HelloFax 提供一個線上、無紙化的傳真方式，透過轉檔、滑鼠點擊等幾個操作，即可輕鬆完成線上傳真。首先，將 HelloFax 加入 Google Drive，把欲傳真的的檔案轉存成 PDF 檔，接著在 Google Drive 開啟該檔案、點擊「選擇開啟工具 / HelloFax / Fax Document」，之後在畫面下方輸入國碼（+886）和區碼（例如高雄區域：7），再把完整號碼輸入、按下「SEND」，就能將文件傳真出去了！