在最近一年的時間裡，應用程式和網路的延伸功能越來越廣泛，透過 iPhone、iPad 或 Google 應用，我們不僅能用相機來掃描文件、轉存為 PDF 檔、完成電子簽名後傳送給收件人，甚至可以要求他們同樣使用電子簽名回覆，一切都不需利用實體紙張，把列印、人工遞送等程序都簡化，兼具環保和高效兩大優點。
1. 如何利用手機掃描紙本文件、轉存成 PDF 檔
對於已經有 PDF 電子檔的人來說，可以跳過這一步；如果沒有的話，第一個要做的就是利用相機鏡頭、掃描（拍攝）紙本文件，像是適用於 iOS 系統的《InstaPDF》、《ScanBot》，以及支援 Android、iOS 兩系統的《CamScanner》，這幾款都是免費的應用程式，在操作上也相當簡單，無論是契約、收據、上課筆記等，都能透過手機鏡頭輕鬆掃描、轉存成工整的 PDF 檔唷！
2. 如何在手機上進行「數位簽名」
知道怎麼掃描、轉存之後，通常也會希望可以進行編輯、簽名、管理等操作，這時《PDF Expert 5》（僅適用於 iOS，NT$300）、《Adobe Acrobat》和《HelloSign》都可以協助我們；其中需付費的《PDF Expert 5》具備全方位的功能，可用螢光筆標示、寫上註解、妥善分類管理，並可支援電子簽名，強大的應用層面讓它受到眾多使用者的歡迎。而《HelloSign》則是支援 Gmail 的雲端數位簽名，在 Google Chrome 上安裝擴充應用後，未來若是收到有附加檔案的電子郵件，「無需下載檔案」就能進行數位簽名，不用再執行繁複的操作流程。
＊《PDF Expert 5》數位簽名操作參考：
3. 如何向對方要求數位簽名
在有些情況下，我們會需要對方在文件上簽名，使其具備法律約束力，如果他們也熟悉上述第一和第二項步驟的話，那一切就會簡單得多，藉由《PandaDoc》、《DocuSign》或《HelloSign》等應用程式，我們就能透過簡單的線上服務來索取簽名。雖然前兩款應用在操作的環節中，會需要支付一些費用，但若是擁有許多文件、定期都需要請對方協助簽名，那這類型的程式絕對能大幅減少我們原先需要花費的時間。
＊運用《HelloSign》向多人請求數位簽名
4. 如何透過手機將 PDF 檔案分享給其他人
我們幾乎在每款應用中，都能看到分享或傳送的操作鍵，完成掃描、編輯、簽名等需求後，就能在程式中尋找「Share」或「Send」的字樣和圖示，將檔案傳送到社群軟體或特定對象的電子信箱裡，以下可以參考《PDF Expert 5》的圖解步驟。
資料來源／How to sign, scan and send PDFs with an iPhone or iPad
Yi Chou
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